Крупная страховая компания, представленная в Москве 18 офисами, столкнулась с неконтролируемыми расходами на печать: парк из более чем сотни разнотипных принтеров и МФУ не позволял отслеживать реальное потребление бумаги и тонера. ИТ-департамент поставил задачу унифицировать оборудование и внедрить систему учёта печати с детализацией до конкретного сотрудника и документа.
Задача клиентаК моменту обращения в компании эксплуатировались устройства восьми различных производителей, приобретённые в разные годы. Часть из них работала в автономном режиме без подключения к корпоративной сети, что исключало централизованный мониторинг. Ежемесячные затраты на расходные материалы оставались непрогнозируемыми, а бюджет систематически перевыполнялся. Требовалось создать единый, управляемый печатный флот с прозрачным учётом расходов.
Ограничения и требования- Оплата по счёту с НДС, единый договор для юридического лица
- Срок поставки во все 18 офисов — не более 15 рабочих дней
- Совместимость системы учёта с Active Directory компании
- Поддержка ролевых политик печати: цветная — только для согласованных отделов
- Минимальное участие ИТ-персонала клиента при подключении устройств
После аудита парка и картографирования офисов мы предложили трёхуровневую конфигурацию: 90 монохромных МФУ А4 для рядовых сотрудников, 20 монохромных МФУ А3 для подразделений, работающих с крупноформатными документами, и 10 цветных МФУ А3 для маркетинга и согласования договоров. Для управления печатью подобрали программный комплекс с серверной инсталляцией, поддерживающий интеграцию с AD и детальную отчётность.
- Ролевые политики: цветная печать — только по авторизации руководителя
- Двусторонняя печать по умолчанию на всех устройствах
- Сервер управления — два узла для отказоустойчивости
- Единый расходный склад: картриджи подобраны под три модели устройств
Всего отгружено 120 МФУ трёх конфигураций, два сервера управления, 360 тонерных картриджей в качестве запасного фонда на шесть месяцев и лицензия программного обеспечения на 150 устройств с запасом на рост парка.
Этапы и сроки- День 1–2: согласование спецификации, подписание договора, выставление счёта
- День 3–5: комплектация заказа на складе, проверка серийных номеров
- День 6–12: поэтапная доставка в 18 офисов партиями по географическому кластеру
- День 13–14: активация серверов управления, настройка политик печати, тестирование
Уже в первый квартал после запуска расход бумаги сократился на 34%, расходы на тонер — на 28%. Система учёта показала, что 12% объёма цветной печати приходилось на личные документы сотрудников — после ввода авторизации этот трафик исчез. Итоговая сумма сделки составила 4,8 млн рублей с НДС, экономия к розничным ценам — 16%.
Почему выбрали насВИСТЛАН работает с корпоративными заказчиками с 2006 года и специализируется на крупных оптовых поставках оргтехники. Мы держим складской запас расходных материалов, совместимых с основными линейками устройств, что позволяет комплектовать заказы «под ключ» без задержек. Выставляем счёт с НДС в день согласования спецификации, доставляем по всей России транспортными компаниями с отслеживанием каждой отгрузки.
Информация в кейсе носит справочный характер и не является публичной офертой. Актуальные цены, наличие на складе и сроки поставки подтверждаются индивидуально при оформлении заказа.