Потоковые сканеры для оцифровки архива страховой компании в Санкт-Петербурге

Бумажные архивы страховых компаний — это миллионы страниц договоров, актов и медицинских документов. Доступ к ним замедляет работу и создаёт риски при проверках. Компания из Санкт-Петербурга приняла решение о полной оцифровке архива за один операционный год.

В архиве хранилось около 2,4 млн страниц документов за 15 лет — полисы, акты осмотра, заявления, медицинские заключения. Их нужно было отсканировать, проиндексировать и загрузить в систему электронного документооборота. Временный штат операторов — 18 человек, работа в две смены.

Документы имеют разную степень сохранности — от свежих до пожелтевших. Двустороннее сканирование обязательно — большинство документов двусторонние. Сканеры должны иметь автоподатчик минимум на 100 листов для непрерывной работы. Интеграция с СЭД на базе российского ПО.

Потоковые сканеры формата A4 с производительностью 60 страниц в минуту в дуплексном режиме. Автоподатчик на 100 листов с ультразвуковым датчиком двойной подачи. Функция автовыравнивания и удаления пустых страниц. ПО для пакетного сканирования с поддержкой профилей задания и экспорта в форматы PDF/A и TIFF для архивного хранения.

• Потоковые сканеры A4, 60 стр./мин, дуплекс — 18 шт.
• Лицензии ПО для пакетного сканирования — 18 шт.
• Расходные комплекты (валики + подушки) — 18 комплектов
• USB-хабы 3.0 — 6 шт.
• Кабели USB 3.0 — 18 шт.
• Антистатические коврики — 18 шт.

Поставка оборудования — 7 рабочих дней. Развёртывание ПО и обучение операторов — 2 дня. Первая пилотная партия 50 000 страниц — 3 дня. По результатам пилота скорректированы профили сканирования. Основной поток запущен на 12-й рабочий день от поставки.

За 4 месяца оцифровано 2,4 млн страниц. Средняя производительность — 14 000 страниц в смену на 18 аппаратов. Экономия на поиске бумажных документов составила, по оценке заказчика, около 20% рабочего времени сотрудников архива. Скорость ответа на запросы регулятора сократилась с нескольких дней до нескольких часов.

Ключевую роль сыграло наличие 18 единиц одной модели на складе — заказчик хотел унифицированный парк без разных моделей. ВИСТЛАН обеспечил поставку в полном объёме без замены на аналоги.

Оговорка: модели сканеров и ПО подбираются индивидуально под задачи оцифровки. Приведённые цифры ориентировочны.