Региональный государственный архив реализовывал программу перевода бумажного фонда в электронный вид. Существующий парк из двух планшетных сканеров обеспечивал не более 80 000 страниц в год — катастрофически мало для фонда объёмом свыше 5 млн листов. Руководство архива поставило задачу нарастить производительность в пять раз за счёт автоматизации потокового сканирования.
Задача клиентаОснастить шесть рабочих мест операторов оцифровки поточными сканерами, интегрированными с СЭД архива (Дело). Обеспечить производительность не менее 400 000 листов в год. Вспомогательные места — для печати разделителей и сопроводительных документов. Бюджет — не более 700 000 рублей.
Ограничения и требованияДокументы частично ветхие, с пожелтевшей бумагой и чернильными записями — нужен бережный механизм подачи. СЭД — «Дело» версии 14.2, интеграция через TWAIN обязательна. Операторы без опыта работы со сканерами — требуется обучение. Помещение без специальных требований, розетки стандартные 220 В.
Что предложилиДля потокового сканирования выбраны поточные сканеры F+ fp-A4-3030 с автоподатчиком на 60 листов и скоростью 30 стр/мин в дуплексном режиме. Ультразвуковой датчик двойной подачи защищает ветхие документы от повреждения. Поддержка TWAIN/ISIS обеспечивает прямую интеграцию с СЭД «Дело».
Вспомогательные рабочие места оснащены МФУ Pantum BM5100 — надёжными лазерными устройствами с ADF на 50 листов и картриджами увеличенного ресурса 15 000 стр. МФУ используются для печати штрихкодов-разделителей партий и сопроводительной документации. Для распознавания текста развёрнуто ABBYY FineReader Corporate на 5 рабочих мест.
Состав поставки- Сканирование: 6 × F+ fp-A4-3030, 12 × лотки для документов 3-секционные
- Печать: 4 × Pantum BM5100, 8 × картридж TL-5120X увеличенный
- ПО: ABBYY FineReader Corporate 5 мест
- Мебель: 6 × стол оператора 1200×600 с полкой
ВИСТЛАН является авторизованным реселлером F+ и Pantum, что обеспечивает закупочные цены первого уровня. На комплект из 6 сканеров и 4 МФУ суммарная экономия составила 20% относительно рыночных цен — около 135 000 рублей. Бюджет заказчика не только выдержан, но и образовался резерв на закупку дополнительного запаса картриджей.
Этапы и срокиДни 1–2: согласование спецификации, тестирование совместимости с СЭД «Дело» на оборудовании заказчика. Дни 3–7: поставка. Дни 8–9: расстановка, настройка TWAIN-профилей, интеграция с СЭД. День 10: обучение операторов, тестовое сканирование партии 500 листов, подписание акта.
РезультатПроизводительность оцифровки выросла с 80 000 до 400 000 листов в год. Стоимость оцифровки одной страницы снизилась на 20% за счёт увеличенных картриджей и оптимизации рабочего процесса. Интеграция с СЭД работает без ошибок с первого дня. Итоговая сумма поставки — 680 000 рублей с НДС.
Почему выбрали насАрхив обратился к ВИСТЛАН после консультации с коллегами из другого регионального архива, успешно внедрившего аналогичное решение двумя годами ранее. Мы предложили единый комплекс — сканеры, МФУ, ПО, мебель — с проверенной интеграцией с СЭД «Дело» и обучением операторов. С 2006 года реализовано более 40 проектов оцифровки в государственных архивах и делопроизводственных службах.
Конфигурации, производители и цены носят ориентировочный характер и могут изменяться. Точные параметры согласовываются индивидуально при оформлении заказа.